Scavolini, quando la mole di documenti diventa critica

Workspace
0 0 Non ci sono commenti

Grazie a un sistema incentrato su Microsoft Office SharePoint Server 2007, la
società ha razionalizzato l’archiviazione documentale, arrivando a poter
individuare e accedere ai singoli documenti in modo tempestivo.

Da oltre 20 anni il brand di cucine ?più amato dagli italiani?, con un’offerta di oltre 5.000 modelli, 185 milioni di euro di fatturato e 500 dipendenti, Scavolini si è trovata a dover gestire settimanalmente circa 10.000 documenti cartacei ed elettronici (8.000 solo in area commerciale) prodotti sia internamente sia derivanti dall’esterno.

A fronte di questa situazione, la gestione documentale doveva offrire supporto a grandi moli di documenti, con tirature anche da 20.000 copie al mese, e di singoli documenti di dimensioni rilevanti. Il tutto avveniva mediante fili condivisi: le informazioni che provenivano dal sistema di Enteprise Resource Planning (schede di magazzino, schede contabili, libri giornali e così via), dagli strumenti di produttività personale, dai i fax e da qualsiasi altro tipo di documento cartaceo venivano memorizzate in un file system, comportando problemi non indifferenti di gestione, di ricerca e di conservazione. oecoesistevano diversi flussi informativi, strutturati e destrutturati – ha spiegato Edoardo Gentili, responsabile gestione sistemi informativi di Scavolini – che, oltre a portare una ridondanza dei dati, impedivano una vera e propria gerarchizzazione, rendendo critica la loro gestione?.

La situazione ha indotto l’azienda a correre ai ripari, adottando un’applicazione capace di ottimizzare la gestione documentale e che non fosse vincolata al sistema Erp già in uso. ?Volevamo una piattaforma aperta e centralizzata, che ci garantisse la massima integrazione con tutti i sistemi aziendali e che fosse scalabile nel tempo?, ha precisato Gentili.

Valutati una serie di aspetti tecnologici e strategici, la scelta è caduta sul sistema documentale aziendale Microsoft Office SharePoint. Con l’ausilio di it Consult, che ha definito la reingegnerizzazione documentale di Scavolini su più asset operativi, sviluppati per far fronte a una pluralità di esigenze, in soli tre messi il sistema è stato portato a regime. Oltre ad aver realizzato un portale di gestione documentale integrata interna e una extranet per gli agenti, it Consult ha attivato un sistema di formalizzazione ed esecuzione dei processi aziendali, attraverso un Workflow Management System.

Clicca per leggere la biografia dell'autore  Clicca per nascondere la biografia dell'autore