La gestione documentale come asset aziendale

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Xplor Italia Research, su commissione di Lexmark, analizza come si stampano i
documenti oggi in Italia e individua qualche via per ridurre i costi anche del
30%.

La gestione documentale è un fattore che incide pesantemente sul fatturato aziendale: la spesa annuale può ammontare a una quota compresa tra il 6% e il 10% del fatturato globale, arrivando al 15% del suo giro d’affari.

Ad affermarlo è uno studio condotto da Xplor Italia Research e commissionato da Lexmark relativo all’analisi delle politiche, delle prassi operative e dei costi del Document&Print Management (D&pm). Il campione? 44 imprese private ed Enti Pubblici con più di 250 dipendenti appartenenti a settori diversificati, dalla Produzione alla Distribuzione, dalle Utility ai Servizi, dal Finance alla Pa.

L’indagine ha riscontrato come i costi di gestione impattino sui budget aziendali anche in relazione al tempo impiegato quotidianamente dal personale per la gestione dei documenti e al numero delle pagine prodotte mensilmente: ben 8 aziende su 10 hanno dichiarato che complessivamente il tempo dedicato dai propri dipendenti è superiore al 40% dell’intera giornata lavorativa; inoltre, il 68% degli intervistati, con in testa il settore Finance, ha affermato di stampare più di 100mila pagine al mese.

I ricercatori hanno evidenziato che il numero di dispositivi di stampa installati in azienda è maggiore rispetto a chi effettivamente li utilizza: in media 1,15 utenti per device, contro i 4/6 utenti per device consigliati, generando evidenti inefficienze in termini di gestione e manutenzione delle macchine.

Ma c’è un altro dato che fa riflettere ed è che un’azienda su tre non è stata in grado di fornire una stima dei costi sostenuti: mentre nel 91% dei casi non esiste un budget dedicato al D&Pm, il 59% ha affermato di non aver idea della cifra da destinare a questa attività e il 32% non prevede una voce di spesa al riguardo. Il restante 9% del campione ha invece dedicato alla gestione documentale tra il 6 e il 15 % del budget.

La condivisione di documenti elettronici all’interno delle aziende è eterogenea: la posta elettronica è in testa, seguita dalla rete (81%); e poi dal fax, molto usato da mondo della Distribuzione (71%) e dalla Pa (66%). Il 30% delle aziende intervistate utilizza la scansione automatica dei documenti mentre l’archiviazione ottica in rete è più utilizzata (36%), con in testa di nuovo la Distribuzione la usa frequentemente (71%).

Anche il controllo centralizzato degli asset hardware e software rappresenta un punto qualificante nell’economia di gestione e ottimizzazione di tempi e risorse; la centralizzazione delle sole risorse di tipo hardware non trova riscontro, ma 7 aziende su 10 gestiscono hardware e software in modo utilmente accentrato. Gli esperti invece suggeriscono che l’adozione di una strategia di gestione documentale efficace consente di risparmiare fino al 30% sui costi di produzione, trattamento e distribuzione dei documenti.

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