I nuovi contenuti digitali, insieme alla diffusione di modalità di lavoro che sono vicine a quelle d’uso del web 2.0 e al social networking, cambiano le aspettative degli utenti aziendali rispetto al funzionamento delle tecnologie e all’accesso alle informazioni. Emc ne prende atto e a meno di un anno dalla precedente versione sulla stessa piattaforma rinnova la sua suite Documentum per l’enterprise content management. Con la versione 6.5 resa disponibile sul finire dell’estate i quasi settanta moduli software che costituisono la piattaforma Documentum configurano quello che Massimiliano Grassi, marketing manager Content Management & Archiving di Emc, sintetizza come “ un web 2.0 senza rischi”.
“ Anche gli utenti aziendali hanno bisogno di cercare e condividere contenuti in modo diverso – spiega Grassi - proprio perché sono abituati a interagire tra loro anche fuori dell’ambiente lavorativo con i tool di social networking, i wiki, ecc… ”.
Esiste dunque una pressione da parte degli utenti sull’azienda per godere della possibilità si lavorare in modo più efficiente, ma d’altra parte i dipartimenti It devono mantenere i livelli di servizio e garantire compliance e sicurezza. E il cosiddetto web 2.0 “ porta a una modalità di inserimento dei contenuti non controllata e può essere un mezzo per farli uscire dalla protezione della rete interna per cui erano stati pensati”.
Inoltre l’assunto che la maggior parte delle informazioni non strutturate provengono dall’esterno porta a una complessità di gestione che richiede il potenziamento delle attuali architetture di content management. Sull’altro piatto della bilancia sta la necessità che l’utente possa fruire dei contenuti secondo una modalità nuova e più ricca.

Tra i moduli chiave di Documentum 6.5 vi è Centerstage Essentials, un nuovo client per i knowledge worker . L’interfaccia completamente ridisegnata offre spazi di lavoro di gruppo condivisi, ricerca guidata e accesso semplificato a Documentum.
Ma Emc ha pensato anche alla gestione del ciclo di vita e di approvazione dei contenuti multimediali ( disegni, grafica, voce) con Media Workspace, una nuova interfaccia multimediale che fornisce all’utente un modo per visualizzare, trovare, confrontare, annotare, rivedere e condividere risorse multimediali complete.
Sul versante dell’authoring Web Publisher Page Builder, fornisce agli utenti non tecnici strumenti interattivi e facili da usare per creare coinvolgenti esperienze web. Ottimizzazione anche per Taskspace che entra negli aspetti più propri del Bpm unendo i contenuti al monitoraggio dei processi aziendali . In generale , secondo Grassi , l’obiettivo della nuova versione di Documentum è di mettere a suo agio l’ utente finale che può percepire difficoltà a lavorare con un nuovo strumento. Per questo contano molto le possibilità di integrazione con altre applicazioni verticali che Documentum offre alle terze aprti.
Quanto al mercato, Grassi anticipa il prossimo annuncio di un accordo tra Emc e una banca italiana che ha deciso di unificare su Documentum un processo di razionalizzazione delle tecnologie di gestione dei contenuti che erano state adottate nel tempo a partire da progetti diversi.

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