I multifunzione incrementano la produttività delle Pmi

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Ad affermarlo è Lexmark a fronte di una ricerca da cui emerge che le piccole e medie imprese italiane sono le più attente nella scelta dei dispositivi di stampa e nella gestione dei processi documentali

Analizzare le prassi e i comportamenti adottati nelle Pmi in relazione sia alle scelte strategiche di acquisto dei diversi dispositivi di stampa sia all’effettivo impiego di tutte le loro funzionalità all’interno dei singoli uffici. Questo l’obiettivo di un’indagine realizzata da Lexmark in collaborazione con Ipsos Global. Tale indagine ha avuto come campione 1.400 aziende con un massimo di 250 addetti di Francia, Germania, Regno Unito, Spagna, Italia, Olanda e Stati Uniti.

Dalla ricerca è emerso che, nonostante gli elevati investimenti in stampanti tecnologicamente innovative, la produttività globale non è migliorata. Infatti, se da un lato le Piccole e medie imprese hanno compreso la necessità di dotarsi di nuovi strumenti, dall’altro non hanno acquisito piena consapevolezza delle potenzialità di tali strumenti.

In particolare, l’indagine ha rilevato che solo il 34% delle Pmi intervistate utilizza i dispositivi multifunzione per inviare anche fax ed effettuare scansioni. Questo trend è bilanciato dai dati registrati in Italia e negli Stati Uniti, dove le possibilità offerte dai multifunzione sono state colte da 32% delle aziende. Più in particolare, dal campione intervistato risulta che in Italia il 28% usa funzioni di fotocopiatura, il 16% funzioni di stampa, mentre solo il 12% delle imprese si avvale dell’opzione scanner. L’Italia è anche il Paese con il maggior numero di strutture che accedono alla funzione di archiviazione elettronica e digitale (11,5%).

Per il 19% degli intervistati, uno dei problemi globalmente più sentiti dalle Pmi è la riduzione dei costi; nonostante ciò, dalla ricerca emerge che le scelte di investimento – spesso molto onerose – effettuate per dotarsi di nuove stampanti sono orientate al riscontro immediato e non frutto di prospettive strategiche volte all’efficienza produttiva e alla redditività nel lungo periodo.

Tale approccio è confermato da un dato significativo: il 63% delle Pmi ha intrapreso misure atte a contenere le spese. Ma i costi più contenuti, nella maggior parte dei casi, sono frutto di fattori contingenti. Per esempio risulta che il calo nei volumi di stampa registrato nelle Pmi è direttamente collegato all’incremento delle comunicazioni elettroniche (58% degli intervistati) non a cambiamenti di asset strategici come l’intervento sull’ottimizzazione dei workflow operativi (lo dichiara solo l’11%).

L’Italia si distingue per aver colto le potenzialità di una corretta gestione documentale. In controtendenza con la media degli intervistati, infatti, è l’unico Paese europeo dove il numero di stampe – e quindi i relativi costi – è diminuito grazie all’introduzione di processi strutturati per il document management (è così per il 37,5% delle aziende). Inoltre, il 16% delle aziende italiane intervistate dichiara di aver esortato il personale a incrementare l’utilizzo dei documenti elettronici e adottare la stampa fronte/retro (11%) per contribuire a ridurre i costi.

Le Pmi con 151-250 dipendenti sono più propense ad adottare approcci strategici e comportamenti orientati alla produttivit
à, per esempio, controllando maggiormente l’accesso alle stampanti a colori (34% delle aziende) rispetto alle aziende con 51-150 utenti ( 20%) e alle imprese con 10-50 addetti (solo il 12%).

Italia e Spagna sono i paesi in cui è più vivo l’interesse a investire tempo e risorse su questo controllo, come la volontà di realizzare regolari verifiche dell’infrastruttura di stampa (rispettivamente 14% e 17%). All’estremo opposto della classifica l’Olanda e gli Stati Uniti, fermi all’1%.

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