Stampa di documenti sotto la lente del Tco

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Il nuovo Tco Report di Lexmark guida tra costi evidenti e nascosti

Il tema della riduzione del Tco è nel settore della stampa e della gestione della documentazione aziendale uno dei grandi argomenti di confronto tra i principali player, da Hp a Ibm e Lexmark, agli altri giapponesi, insieme con quello della facilità di utilizzo e di impiego e l’altro delle prestazioni ad integrazione del software applicativo già presente in azienda. Documenti su carta e digitali fanno parte integrante del workflow dei processi di ogni ufficio: le stampanti possono essere programmate per rendere automatici compiti manuali.
I vendor vedono cambiare il loro ruolo da fornitori di tecnologie a consulenti delle aziende nella gestione degli asset, nella gestione dei processi, nella riduzione dei costi e nell’adozione anche di modelli di pagamento in funzione del’uso.

Nonostante queste buone intenzioni, ? il 19% dei documenti stampati non viene neppure utilizzato?. Il dato è stato rivelato da Massimiliano Tedeschi, ad di Lexmark Italia, nel corso della presentazione della seconda edizione del Tco Report. Mentre nella prima edizione di qualche anno fa il focus erano le aziende più piccole, in questo recente studio condotto da Xplor Italia Research erano sotto osservazione le prassi operative e i costi del Document and Print Management nelle aziende più grandi e nella pubblica amministrazione.
Come scrive Tedeschi nella prefazione del libretto, particolarmente in questo momento ? le aziende sono consapevoli di trovare nel Document and Print Management un’area che si presta a un’ottimizzazione dai benefici particolarmente consistenti. Benefici che vanno ben oltre l’utile risparmio di carta, con economie e miglioramenti di efficienza che impattano direttamente sulla capacità di agire e competere sul mercato di riferimento?.

Tedeschi parla di un obiettivo medio raggiunto del 20 % di risparmio di costi, con punte anche del 30% ottenuti sui costi di produzione, trattamento e distribuzione dei documenti per le aziende che hanno impostato una strategia ispirata ai criteri individuati nello studio. Come rivela Tco Report, realizzato secondo un approccio tendente a individuare le best practice, anche il 10 % del fatturato annuo di una grande organizzazione pubblica o privata è speso in attività di D&PM.
Il rapporto individua una modalità di confronto con le best practice che avviene secondo cinque diverse voci di costo esplicite ( hardware e software, esercizio, amministrazione) e implicite ( operatività e fermi programmati oppure no).
Ne deriva anche uno strumento (Document Tco Meter) presente sul web di Lexmark a disposizione delle aziende che vogliano misurare il loro eventuale scostamento dalle pratiche migliori per iniziare un percorso di miglioramento insieme con i partner consulenziali di Lexmark.

Diversi i dati che emergono da questo campione di studio su 44 aziende italiane con più di 250 dipendenti. Il 55% delle aziende dispone di software per la gestione documentale. Il 30% conta di effettuare un processo di integrazione tra il software gestionale in uso e la piattaforma di gestione documentale. Solo un 1/3 di queste media realtà aziendali dispone di un processo di workflow per la gestione dei flussi documentali.
Se le aziende sono disposte a fare investimenti in questo settore dell’Ict solo a fronte di garanzie precise sui benefici attesi, il ruolo che il vendor deve assumere diventa di tipo consulenziale e servono strumenti di misura.
Il nuovo Tco Report ha l’ambizione di fornirne qualcuno.

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