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Crescono i social media in azienda, ma tutti si fidano solo dell’email

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Una ricerca dimostra che sono cambiate mote modalità di uso della email sul posto di lavoro. Per molti non è solo un sistema di cambio di messaggi , ma uno strumento primario di memorizzazione , condivisione e ricerca delle informazioni

Secondo la ricerca “Shape of Email” condotta nei paesi di lingua inglese ( Usa e Gran Bretagna compresi ) a nome di Mimecast ( specializzata nella f gestione della posta elettronica su base cloud) il personale di un’azienda passa in media 888 ore all’anno sulla sua email che utilizza come store di file, motore di ricerca e piattaforma di collaborazione. Anche se ci si attende che i social media possano ridurre questa dipendenza dalla email, una piena e vera convergenza tra queste due piattaforme sta avvenendo con estrema lentezza.

Oltre tre quarti del personale intervistato ha dichiarato che i social media non hanno ridotto il loro affidarsi all’email per trattare con la clientela e una percentuale altrettanto ampia ha dichiarato che non hanno ridotto la loro necessità di comunicazione via email anche con i colleghi di lavoro

Lo studio indica anche una differenza di posizioni tra manager IT e impiegati sulla percezione sull’uso della email. Mentre il 32 per cento dei team IT ritiene che gli strumenti di tipo sociale abbiano ridotto la necessità di comunicare tramite email con i colleghi, solo il 24 per cento degli information worker concorda su questa esperienza . Diverse le posizioni anche per i rapporti con la clientela: l’impatto avviene per il 30 per cento dei manager IT , ma solo il 22 per cento dei dipendenti è d’accordo.

Dallo studio emergono anche alcune limitazioni ritenute frustranti delle email ritenute : solo il 25 per cento dichiara altri livelli di soddisfazione sulla funzionalità della sua posta e solo uno su tre si attende una convergenza tra email e social media nei prossimi cinque anni. Un enorme 86 per cento degli utenti di email si affida a questa applicazione come strumento di ricerca per trovare documenti o informazioni all’interno della Inbox o dell’archivio. Tuttavia , dato che i sistemi di email non sono progettati per eseguire ricerche rapide , queste ricerche prendono in media due minuti, indicando che la mancanza di funzioni intelligenti di ricerca contribuisce alla grande quantità di tempo spesa sulle email ogni giorno. L’email è ancora preferita ai social media per tutte le forma di collaborazione: scambio di documenti ( 91 per cento), organizzazione di incontri ( 89 per cento) , richieste di informazioni e condivisione di opinioni e punti di vista ( 72 per cento). Tre information worker su quattro ritengono poi che le informazioni condivise tramite email sono prese in maggiore considerazione e ritenute più serie di quelle condivise sui social media.

In sintesi la ricerca dimostra che sono cambiate molte modalità di uso della email sul posto di lavoro. Per molti non è solo un sistema di cambio di messaggi , ma uno strumento primario di memorizzazione , condivisione e ricerca delle informazioni. Gli information worker sono diventati degli “Inbox worker” che dipendono sempre più dall’email per il loro lavoro e ci passano il 50 per cento del loro tempo lavorativo. Anche se l’email non è perfetta i lavoratori sembrano riluttanti ad adottare altri ,mezzi di collaborazione. Il consiglio per l’IT è un po’ controcorrente: invece che tentare di spostare i lavoratori su altri strumenti , è meglio arricchire l’Inbox con tool di collaborazione e di accesso più facile agli archivi di informazione.

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