Dea System fa crescere il business con l’Erp

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Una soluzione modulare come Mago di Microarea ha permesso all’azienda vicentina di fronteggiare in modo graduale ma sistematico la nascita di nuove esigenze gestionali

Con sede a Piovene Rocchette, ai piedi dell’altopiano di Asiago, in provincia di Vicenza, dal 1993 Dea System progetta, produce e distribuisce in tutto il mondo automatismi per cancelli, porte basculanti, barriere e relativi accessori, come telecomandi, dispositivi di sicurezza e chiavi elettroniche. In Francia, Inghilterra, Polonia, Portogallo e Spagna i prodotti sono commercializzati da una rete di filiali di proprietà, mentre negli altri paesi dove è attiva la società si avvale di distributori locali. Tra la sede centrale e le filiali, attualmente Dea System annovera circa 80 dipendenti.

Fin dalla sua nascita, l’azienda vicentina ha deciso di amministrare la tenuta contabile attraverso un prodotto specifico, che funzionava in ambiente Dos. L’avvento di Windows ha permesso a Dea System di passare a una piattaforma più user-friendly e con un maggior numero di funzionalità. Così, dopo aver raccolto tutte le informazioni possibili su quanto offriva il mercato, nel 1999 la società ha deciso di puntare sul software Mago di Microarea. “Abbiamo perciò contattato un rivenditore di zona. Il colloquio e la demo di prodotto ci hanno persuaso ad adottare la nuova soluzione”, ricorda Antonio Prendin, responsabile amministrativo di Dea System.

L’obiettivo era di rinnovare la gestione del settore amministrativo. In questo senso, sono stati adottati i moduli Contabilità, Vendite, Magazzino, Ordini e Ammortamenti
. La rapida evoluzione del business, nel volgere di un paio di anni ha però indotto Dea System a valutare l’opportunità di ampliare le possibilità offerte da Mago, integrando ulteriori moduli in modo da rendere più efficiente la gestione della produzione: “Inizialmente l’amministrazione della produzione avveniva tramite schede cartacee, ma la rapida espansione delle attività e l’incremento della gamma di prodotti hanno reso necessario un cambiamento sostanziale “, aggiunge Prendin.

Così, già nel 2001 al sistema gestione sono stati aggiunti la Distinta Base, il Conto Lavoro, il Controllo Produzione e la Pianificazione della Produzione. In un secondo momento, a potenziare ulteriormente la gestione dell’area amministrativa è arrivato anche il modulo Acquisti.
“I ritmi sempre più elevati, dal momento dell’ordine a quello della consegna, ci hanno poi imposto di migliorare il ciclo attivo e produttivo e di controllare i processi produttivi quasi in tempo reale. Abbiamo iniziato con il codificare le migliaia di pezzi che compongono le distinte base, eliminando lo schedario cartaceo. L’aumento della produttività è stato immediato. Abbiamo constatato anche un minore spreco di tempo nella gestione del catalogo, sempre più ricco di articoli composti da migliaia di pezzi in diverse combinazioni”, commenta Matteo Fontana, responsabile della produzione dell’azienda.

Nel tempo, la soluzione ha visto l’adozione anche dei moduli Security, per la sicurezza dei dati, e Mail Connector, per la stampa dei documenti gestionali in Pdf e l’invio automatico via posta elettronica.
Le ultime evoluzioni, il gestionale usato da Dea System le ha avute proprio nel 2007, con l’introduzione dei moduli Produzione Base e Avanzata. A questi, però è stato associato “Sicurfil”, applicativo sviluppato da Giga, il partner Microarea che segue Dea System, e volto a snellire e semplificare la gestione delle anagrafiche da parte delle filiali. Queste, attraverso l’impostazione di filtri per area o per agente, potranno selezionare solo i clienti ei relativi documenti di vendita di competenza, nella garanzia di riservatezza dei dati.

La modularità della piattaforma gestionale usata, ha consentito a Dea System di espandere gradualmente la configurazione in risposta all’emergere di nuove esigenze. Questo ha portato l’azienda a programmare con precisione le scorte di magazzino, evitando eccedenze e carenze. “E’ molto importante gestire il magazzino con oculatezza, a livello centrale ma anche nelle filiali. Solo grazie al gestionale è possibile oggi tenere tutto sotto controllo: questa attività ha raggiunto infatti un livello elevato di complessità”, commenta Fontana.

Tra i vantaggi conseguiti, Dea System evidenzia anche la diminuzione dei tempi di produzione e di assemblaggio. Inoltre, i dettagli temporali della lavorazione vengono inseriti nelle distinte base, fornendo per ogni articolo scadenze precise per l’evasione degli ordini. Dal canto suo, l’adozione del Conto Lavoro ha permesso di gestire tutti i passaggi connessi a lavorazioni esterne.

“Questi risultati, molto positivi, ci hanno fatto pensare a un ulteriore sviluppo della gestione della produzione tramite l’adozione dei nuovi moduli Ordini Aperti e Pianificazione Avanzata.”, conclude Prendin.

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